Wer heute eine elektronische Rechnung versenden möchte, hat in Deutschland zwei etablierte Optionen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die Anforderungen der EN 16931 und damit die Voraussetzungen der E-Rechnungspflicht. Welche Unterschiede sind wichtig?
XRechnung — der Standard für Behörden
XRechnung ist ein reines XML-Format auf Basis von UBL 2.1 (Universal Business Language). Es wurde vom Bund zur Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber spezifiziert und ist seit 27.11.2020 verpflichtend für B2G-Rechnungen an Bundesbehörden.
Vorteile:
- Extrem strukturiert, alle Pflichtfelder klar definiert
- Einfach maschinell zu verarbeiten — jedes Feld ist eindeutig adressierbar
- Offizieller Validator des KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) prüft jedes Dokument
Nachteile:
- Keine menschenlesbare Repräsentation — ohne Reader schwer zu prüfen
- Versand per E-Mail wirkt für Empfänger irritierend ("Was soll ich mit einer XML-Datei?")
ZUGFeRD — das Hybridformat
ZUGFeRD ist ein PDF/A-3, in das eine XML-Repräsentation nach EN 16931 eingebettet ist. Der Empfänger sieht die Rechnung als normales PDF, kann sie aber gleichzeitig maschinell verarbeiten.
Vorteile:
- Für Menschen und Maschinen lesbar — beste Kundenakzeptanz
- Kein Versandbruch: gewohnter PDF-Anhang
- Kompatibel mit der Factur-X-Variante in Frankreich
Nachteile:
- Zwei Wahrheiten (PDF und XML) — Abweichungen möglich, wenn Erzeuger schlampt
- Größere Dateien als reine XRechnung
Unsere Empfehlung
Für die Rechnungsstellung an Behörden bleibt XRechnung Pflicht. Für B2B-Kunden ist ZUGFeRD in Profil EN 16931 ("Basic" oder höher) die richtige Wahl, weil sie die PDF-Gewohnheit nicht bricht.
Für den Empfang in einer Kanzlei spielt das Format sekundär eine Rolle. InvoiceFlow verarbeitet beide Formate automatisch — Format-Erkennung per Magic Bytes und XML-Namespace, Extraktion des XML aus PDF/A-3 über Embedded-File-Streams.
Fazit
Beide Formate sind zukunftssicher. Wer die Wahl hat, wählt ZUGFeRD für B2B-Kunden und XRechnung für Behörden. Empfangsseitig braucht es eine Software, die beide parst — genau dafür ist InvoiceFlow gebaut.