Am 01.01.2025 ist das Wachstumschancengesetz in Kraft getreten. Mit ihm wurde die verpflichtende elektronische Rechnung im B2B-Verkehr zwischen inländischen Unternehmen eingeführt. Die Umstellung erfolgt in mehreren Stufen, die Steuerberater und Buchhalter jetzt kennen sollten.
Die Zeitachse
- Ab 01.01.2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Der Versand von Papier- oder PDF-Rechnungen ist mit Zustimmung des Empfängers weiterhin möglich.
- Ab 01.01.2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen auch versenden.
- Ab 01.01.2028: Für alle übrigen Unternehmen gilt die Pflicht zum E-Rechnungs-Versand.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
In Deutschland sind damit vor allem zwei Formate relevant:
- XRechnung — reines UBL-XML, Pflicht bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber seit 2020.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profil EN 16931) — PDF/A-3 mit eingebettetem XML, auch als "Hybridformat" bezeichnet.
Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung.
Was bedeutet das für die Kanzlei?
Kanzleien müssen in der Lage sein, E-Rechnungen ihrer Mandanten zu empfangen, validieren und in die Buchhaltung zu übernehmen. Das betrifft drei Bereiche:
- Technischer Empfang — eine E-Mail-Inbox reicht aus, solange die Formate strukturiert gespeichert werden.
- Validierung — Prüfung gegen die XRechnung-Validatorregeln und die EN 16931-Semantik.
- Übertragung in DATEV/Lexware/Addison — entweder manuell oder über einen automatisierten Buchungsstapel.
So hilft InvoiceFlow
InvoiceFlow übernimmt Schritt 1–3 automatisch. Jede Kanzlei bekommt eine Ingest-Adresse wie kanzlei-mustermann@in.invoiceflow.stickymicky.com. Rechnungen per Mail dorthin weiterleiten — der Rest läuft:
- Format erkennen (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, Plain-PDF)
- Validieren und klassifizieren (SKR03 oder SKR04)
- Buchungsstapel für DATEV exportieren
Das spart pro Mandant messbar 20–40 % Zeit im Monatsabschluss.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist keine Bürokratiehürde, sondern eine Chance, die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Wer jetzt umstellt, gewinnt vor den Fristen 2027 und 2028 einen Produktivitätsvorsprung.